Vacature: projectsecretaris, Stichting Mano (24 uur)

Ben jij een projectsecretaris met aantoonbare ervaring in het werken met subsidievoorwaarden en  (complexe) projectadministratie? Wil jij je elke werkdag vol inzetten voor kwetsbare Rotterdammers? Lees dan vooral verder.

Per 1 mei zijn wij op zoek naar een projectsecretaris die ons team komt versterken!

Over Stichting Mano
Ieder mens heeft recht om zich te ontwikkelen en om op actieve wijze deel uit te maken van de maatschappij. Met haar projecten geeft Mano kwetsbare groepen in de samenleving een steuntje in de rug, zodat ook zij zich kunnen ontwikkelen en zo optimaal mogelijk kunnen participeren. Kinderen en jongeren, statushouders, laaggeletterden en nog vele anderen ondersteunen wij in Rotterdam om de stap te zetten van kwetsbaar naar daadkrachtig. Het hart van de organisatie bestaat uit een professionele staf van ongeveer 25 personen en ruim 500 vrijwilligers. We werken daarbij intensief samen met tientallen specialistische vakkrachten en partnerorganisaties in de stad.

Functieomschrijving
De projectsecretaris maakt onderdeel uit van het programmasecretariaat dat een groot aantal projecten en activiteiten binnen ons integrale programma voor statushouders en kwetsbare Rotterdammers ondersteunt. Je werkt nauw samen met jouw collega-projectsecretaris, projectcoördinatoren en de operationeel programmacoördinator. Stichting Mano begeleidt en ondersteunt een diverse doelgroep Rotterdammers op het gebied van integratie en participatie. De activiteiten en cursussen bestaan onder andere uit cursussen en trainingen gericht op taal en digitale vaardigheden, maatjestrajecten, arbeidsparticipatie, veerkracht en empowerment.

Binnen het programma van Stichting Mano krijgen deelnemers handvatten om op actieve wijze deel uit te maken van de stad. Je bent binnen het programma onder anderen verantwoordelijk voor het verzamelen en monitoren van de administratie en de bewijslast ter verantwoording van onze projecten. Je zorgt voor een goede planning van activiteiten en cursussen en ondersteunt collega’s bij de organisatie hiervan. Je houdt resultaten bij in een resultatenoverzicht en regelt leslocaties. Je werkt nauw samen met een andere projectsecretaris, projectmedewerkers en projectcoördinatoren.

Werkzaamheden
Als projectsecretaris ondersteun je het gehele team van Stichting Mano. Je wordt aangestuurd door de operationeel coördinator en bent onderdeel van het programmasecretariaat.

Voorbeelden van werkzaamheden zijn:

  • Het beheren van de administratie van activiteiten voor verantwoordingen naar financiers, zoals (Europese en particuliere) fondsen of de gemeente;
  • Het genereren van rapportages uit onze database op basis van fondsen- en subsidievoorwaarden;
  • Het monitoren van de volledigheid van gegevens van deelnemers in onze database;
  • Het bijhouden van een resultatenoverzicht en bijbehorende bewijslast volgens fondsen- en subsidievoorwaarden;
  • Het beheren en monitoren van de financiële administratie en bewijslast voor het Europees Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie (AMIF);
  • Het bieden van logistieke ondersteuning voor de uitvoer van cursussen en activiteiten, zoals het plannen van locaties, faciliteren van materialen en zorg dragen voor presentielijsten;
  • Het bijhouden van activiteitenoverzichten op de website;
  • Het beheren van mailboxen, onder andere voor aanmeldingen van deelnemers;
  • Het beheren van aanmeldingen en de wachtlijst voor projecten;
  • Het bijdragen aan de interne communicatie, bijvoorbeeld door het opstellen van handboeken, templates en notulen;
  • Het bijhouden van locatieroosters en vinden van nieuwe leslocaties.

Wie zoeken wij?

  • Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding en/of denkniveau. Een studierichting of relevante werkervaring met betrekking tot administratie is een vereiste;
  • Je hebt kennis van en ervaring met het werken in een vrijwilligersorganisatie en/of ervaring met dienstverlening aan kwetsbare groepen in de samenleving is een pré;
  • Je bezit de combinatie van levenservaring en goede communicatieve vaardigheden (zowel in gesproken woord als geschrift) in het Nederlands;
  • Je voelt je comfortabel in een ondersteunende rol;
  • Je durft veranderingen aan te brengen als blijkt dat het beter kan;
  • Je bent georganiseerd, analytisch, punctueel en kunt planmatig kunnen werken;
  • Je bent bekend met het voeren en onderhouden van (complexe) inhoudelijke en financiële (project-) administraties, het opstellen van rapportages en het verzamelen en bijhouden van gegevens en aanwezigheidslijsten;
  • Je hebt goede kennis van en bent bekend met het werken in Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Teams);
  • Je hebt basiskennis van en bent bekend met het werken in database-systemen (zoals Filemaker);
  • Je bent bekend met het reilen en zeilen in de stad op sociaal-maatschappelijk gebied.

Wat bieden wij?
Een dynamische en uitdagende functie op een prettige en open werkplek in een organisatie die idealisme, professionaliteit en laagdrempeligheid combineert. Deze functie gaat uit van 24 uur per week. De bruto salarisindicatie ligt tussen €2.550 en €2.950 per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring, opleiding en leeftijd. De functie is in eerste instantie voor een contractduur van 6 maanden, met uitzicht op verlenging bij goed functioneren en voortzetting van het programma.

Voor vragen over de vacature kun je terecht bij Ancella de Heer, via ancella@stichtingmano.nl  

Geïnteresseerden kunnen tot uiterlijk 25 april reageren middels het schrijven van een motivatiebrief en het bijvoegen van een cv. Je reactie op deze vacature kun je per e-mail sturen naar Lubana Hanifah, lubana@stichtingmano.nl